Dodawanie publikacji – Polska Bibliografia Naukowa

Co w sytuacji gdy publikacja może mieć różną wartość punktową zależnie od typu w jakim została wprowadzona?

Opis sytuacji po stronie użytkownika:

Co w sytuacji – artykuł z lat 2017-2018 w czasopiśmie w wykazie za 10 pkt. , ale jednocześnie jest to materiał pokonferencyjny indeksowany w Web of Science (czyli powinien być za 15 pkt.), jak to należy wpisać, aby uzyskać korzystniejszym punkty? W dawnym module sprawozdawczym PBN nie było pozycji materiał pokonferencyjny. Czy to oznacza, że należy wpisać pozycję na nowo?

Rozwiązanie:

W obecnej wersji PBN publikacja pozostanie jako typ „Artykuł”. Należy dopisać dane o konferencji i wtedy zostanie potraktowana jako materiał konferencyjny.

Dlaczego zmieniła się kolejność autorów w podglądzie w Profilu Instytucji?

Opis sytuacji po stronie użytkownika:

Nie wiem dlaczego zmieniła się kolejność autorów? Poprawiam ja w repozytorium, zapisuje zmiany, dodaję oświadczenia, w Profilu Instytucji przy podglądzie kolejność autorów się nie zmieniła.

Rozwiązanie:

System PBN jest dostosowany do obowiązujących aktów prawnych. Kolejność autorów nie ma znaczenia w kontekście ewaluacji, dlatego nie zachowujemy informacji o niej. Powstała jednak funkcjonalność umożliwiająca zmianę kolejności autorów w publikacji w repozytorium, zmiana nie jest dokonywana w Profilu Instytucji.

Wyślij nie działa, tylko znajdź w ORCID, czyli najpierw musimy sami wpisać lub ściągnąć publikacje do ORCID?

Aby móc przesyłać publikacje do ORCID należy przynajmniej jeden raz zalogować się do systemu PBN przy pomocy ORCID – opcja logowania: z ORCID iD.

Po uzyskaniu przez system możliwości przesyłania publikacji do ORCID otrzymaliśmy nowy kod autoryzacyjny. Z tego powodu wysyłanie publikacji na konto autora w ORCID za pomocą systemu PBN, będzie możliwe dopiero gdy użytkownik przynajmniej raz wykona logowanie do PBN 2.0 z ORCID iD. Kliknij tu, aby uzyskać więcej informacji.

Jeśli użytkownik przynajmniej raz zalogował się z ORCID iD i nadal nie ma możliwości wysłania publikacji do ORCID prosimy o sprawdzenie ustawienia widoczności konta w ORCID (powinno być „everyone”). Jeśli w dalszym ciągu przesłanie publikacji do ORCID nie jest możliwe prosimy o przesłanie zgłoszenia za pomocą systemu Helpdesk, gdyż tego typu sytuacje wymagają odrębnej analizy.

Co w przypadku, gdy w tekście publikacji jest zamieszczony numer DOI i taki jest wprowadzany przy rejestrowaniu publikacji a crossref go nie rozpoznaje? Co należy wówczas zrobić, aby uzupełnić DOI?

Jeśli nie można zapisać publikacji z podanym DOI, najczęściej jest to spowodowane tym, że w bazie doi.org nie ma publikacji o takim DOI. Jednocześnie ta publikacja może znajdować się w Crossref, dzięki czemu jest możliwe zaciągnięcie danych z Crossref. W takim przypadku można zaczekać parę dni do momentu gdy numer DOI zostanie ujęty w bazie doi.org i dopiero wtedy wprowadzić publikację, lub wprowadzić ją bez DOI (tylko z URL), a gdy DOI pojawi się w bazie doi.org uzupełnić dane.

Z kolei gdy DOI znajduje się w bazie doi.org, ale publikacja nie jest obecna w Crossref, nie można pobrać na jego podstawie danych o publikacji. Wówczas należy wprowadzić publikację ręcznie lub zaczekać do momentu gdy publikacja pojawi się w Crossref.

Czy importer może dodać publikację do Profilu Autora?

Nie. Profil Autora jest przestrzenią zarządzaną przez samego autora.

Czy upoważnienia (oświadczenia) autorów do wykazania publikacji w dorobku jednostki będzie można importować do PBN razem z informacjami o publikacjach przez API?

Publikacje za pomocą API dodawane są do Profilu Instytucji (oraz jeśli publikacji nie ma w repozytorium to również do repozytorium), a Profil Instytucji jest technicznym ekwiwalentem oświadczenia, co oznacza, że publikację będzie można dodać tylko wtedy gdy wskazane będzie w niej oświadczenie autora. Innymi słowy dodawanie publikacji za pomocą API będzie możliwe tylko gdy publikacja będzie posiadała oświadczenie (informację oświadczeniu należy przesłać w importowanej publikacji).

Gdzie znajdę informację o zakresie zmian wprowadzonych przez innego importera w publikacji już przeze mnie (jako importera) zweryfikowanej?

Historia edycji publikacji znajduje się w widoku szczegółów publikacji w repozytorium w panelu bocznym (po lewej stronie na samym dole strony).

Czy kolejność autorów w opisach publikacji nie ma znaczenia?

Opis sytuacji po stronie użytkownika:

Publikacje rejestrowane przez nas w PBN-R miały poprawne dane bibliograficzne o autorach, czyli kolejność autorów była w opisie taka, jak w publikacji. Jednak w Repozytorium zmigrowano inne opisy z PBN-MS, gdzie kolejność autorów w opisach zależała od tego, dla jakiej jednostki publikacja była zgłaszana.

Rozwiązanie:

System PBN jest dostosowany do obowiązujących aktów prawnych. Kolejność autorów nie ma znaczenia w kontekście ewaluacji, dlatego nie zachowujemy informacji o niej. Powstała jednak funkcjonalność umożliwiająca zmianę kolejności autorów w publikacji w repozytorium.

Czy zakładka Hub Migracyjny to ten sam hub, który był udostępniany w kwietniu przy migracji z PBN 1.0 do PBN 2.0?

Opis sytuacji po stronie użytkownika:

Wiele publikacji nie zostało przeniesionych z PBN 1.0. Czy jest możliwość odzyskania w jakiś sposób tych publikacji? W Hubie migracyjnym przenoszącym dane nie mieliśmy żadnych błędów krytycznych, wszystkie publikacje poprawiliśmy i były pozytywnie rozpatrzone przez system.

Rozwiązanie:

Publikacje, które nie zostały przeniesione należy wprowadzić do PBN ręcznie. Przyczyna braku przeniesienia publikacji z Modułu Sprawozdawczego do nowego PBN jest opisana w Hubie Migracyjnym.

Należy zwrócić uwagę, że często publikacje nie zostały przeniesione do Profilu Instytucji, a tylko do repozytorium – przyczyną takiego stanu jest brak oznaczenia afiliacji lub wprowadzenie osoby/autora spoza POL-on w publikacji w PBN MS. W takim przypadku można odnaleźć publikację w repozytorium i po zweryfikowaniu autorów w POL-on dodać ją do Profilu Instytucji. Często również publikacja została przeniesiona tylko do Profilu Instytucji, ponieważ w repozytorium istniał już taki rekord (np. inna jednostka także sprawozdała tą publikację, przez co w repozytorium zostały one „scalone”).

Czy trzeba uzupełniać afiliacje wszystkich jednostek, nawet jeśli jest ich 150-200 w pracach kolaboracji? Czy wystarczy podać tylko afiliację naszej instytucji?

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym uzupełnianie afiliacji nie jest obowiązkowe. Jednak zachęcamy do uzupełniania jak największej liczby danych o publikacjach.

Czy podczas dodawania publikacji w zakładce open access liczbę miesięcy trzeba uzupełniać tylko przy opcji „po opublikowaniu”? Co z opcją „przed opublikowaniem”?

Opis sytuacji po stronie użytkownika:

Mamy w profilu instytucji takie prace, a po migracji z PBN-S mają one podaną liczbę miesięcy. Nowe PBN nie ma tego pola, więc po edycji takiego artykułu te dane znikają.

Rozwiązanie:

System PBN jest dostosowany do aktualnego stanu prawnego. Rozporządzenie o POL-on wskazuje, że należy podać informacje czy udostępnienie nastąpiło przed opublikowaniem, w dniu opublikowania albo po opublikowaniu i tylko w przypadku udostępnienia po opublikowaniu należy podać liczbę miesięcy jakie upłynęły od dnia opublikowania do dnia udostępnienia publikacji w sposób otwarty.

Czy import prac do nowego PBN będzie możliwy tylko za pomocą API? Czy będzie jeszcze opcja „ręcznego” zrzutu publikacji (xml) dla instytucji, które do tej pory pracowały w ten sposób?

Import będzie się odbywał w pełni poprzez interfejsy programistyczne.

Tradycyjny import XML w nowym API nie będzie obsługiwany z racji zmiany podejścia do sposobu przetrzymywania metadanych.

Czy działa już opcja wysyłania publikacji z PBN na konto ORCID autora? Czy to zadanie będzie mógł wykonać importer publikacji?

Opcja wysyłania publikacji na konto ORCID autora jest dostępna.

Specyfiką kont w ORCID jest to, że są one prywatną własnością autorów. System ORCID stawia na indywidualne zarządzanie swoim dorobkiem publikacyjnym, dlatego nie ma możliwości, aby zalogować się i zasilać publikacjami konto kogoś innego. Analogiczne rozwiązania zostały zastosowane w systemie PBN, czyli autor osobiście decyduje co może zostać wysłane z PBN na jego konto w ORCID i musi wyrazić zgodę na przesyłanie danych do ORCID. W przyszłości planowana jest automatyzacja tych zgód, czyli masowe przesyłanie publikacji do ORCID.

W jaki sposób zaraportować informacje o autorze, który nie posiada imienia? Rozporządzenie o POL-on definiuje, że należy podać imię i nazwisko autora/współautorów, jednak w niektórych krajach imię nie jest wymagane.

Podanie imienia jest obowiązkowe. Ministerstwo nie rezygnuje z tego wymagania, nie będą znoszone walidacje na tym polu. W przypadku kiedy osoba w publikacji nie posiada imienia należy w polu imię wpisać „-„.

W jaki sposób raportować informacje o dacie dziennej Open Access? Nie zawsze znana jest dokładna data udostępnienia.

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, system PBN nie będzie wymagał podania daty dziennej. Wymagane jest jednak wskazanie miesiąca i roku udostępnienia publikacji w OA.