W systemie PBN 2.0 można wybrać różne modele pracy, nie jest wymagane aby to naukowcy samodzielnie wprowadzali dane o publikacjach. Mogą to w dalszym ciągu robić Importerzy Publikacji. Ponadto, w PBN 2.0 zastosowano mechanizmy gratyfikujące Importerów Publikacji jako zaufanych użytkowników – polega to na tym, że Importerzy będą mieli możliwość potwierdzenia, że dane publikacji są zgodne ze stanem faktycznym i wówczas osoba, która nie posiada takiej roli, nie będzie mogła modyfikować tych danych. Jednocześnie fakt, że autorzy znajdują się w repozytorium i mają dostępne pełne formularze dodawania publikacji (takie jak Importerzy Publikacji – również z danymi stricte ewaluacyjnymi), sprawia że jeżeli podmioty chcą przyjąć model pracy konkretnego autora w repozytorium PBN to będą mogły oddać mu formularz z pełnymi danymi do wypełnienia. Dzięki temu Importer ma mniej pracy, mniej uzupełniania konkretnych danych.
Jest to duża różnica w porównaniu do stanu, gdy PBN dzielił się na Moduł Repozytoryjny, który miał swój zakres pól oraz Moduł Sprawozdawczy, który był w pełni dostosowany do wymogów sprawozdawczości. Obecnie w systemie PBN jest jeden spójny formularz dla wszystkich, zarówno dla autorów jak i Importerów, dzięki czemu publikacje mogą być reużywalne – autor może mieć na swoim profilu publikację, która jednocześnie spełnia wymogi rozporządzenia o POL-on i można z niej korzystać na potrzeby ewaluacji.
Ponadto, zmiany w rekordach znajdujących się w ogólnodostępnym repozytorium nie wpływają na stan publikacji w Profilu Instytucji – a to właśnie te publikacje będą brane pod uwagę w procesie ewaluacji. Publikacja w Profilu Instytucji zostanie zaktualizowana dopiero wówczas, gdy Importer Publikacji zadecyduje że można ją zaktualizować i dokona samodzielnie jej aktualizacji (służy do tego przycisk Dodaj oświadczenie w widoku szczegółów publikacji w repozytorium).
