Nie, nie należy podawać tych kosztów. Skoro uczelnia nie płaci za te publikacje (koszty zawarte są w ramach licencji krajowych, za które płaci Ministerstwo i które to koszty są znane Ministerstwu), to nie wykazuje tych kosztów (czyli uczelnia nie wykazuje cudzych kosztów). Dla uczelni jest to publikacja bezkosztowa.
Poprawność wprowadzonych danych o opłatach może być skontrolowana w ramach ogólnej kontroli działalności podmiotu lub kontroli problemowej w oparciu głównie o dokumenty finansowo-księgowe (faktury wystawione przez wydawnictwa zewnętrzne, dokumenty bankowe).
Nie, w POL-onie należy wykazywać jedynie koszty poniesione na rzecz wydawnictw zewnętrznych, a nie koszty ponoszone przez wydawnictwo instytutowe czy wydawnictwo uczelniane.
W POL-onie należy wykazywać jedynie opłaty za wydanie publikacji poniesione przez dany podmiot (uczelnię, instytut PAN, instytut badawczy etc.).
Środki finansowe przeznaczone na program „Inicjatywa doskonałości – uczelnia badawcza” (IDUB) są wskazane w art. 365 pkt 2 lit. e ustawy. Jeżeli zatem w ramach IDUB zostały sfinansowane koszty wydania publikacji w wydawnictwie zewnętrznym, to należy je wykazać wskazując jako źródło finansowania środki finansowe, o których mowa w art. 365 pkt 2 ustawy.
Koszty poniesione w walucie zagranicznej należy sprawozdawać w złotych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie oraz zasadami wewnętrznej polityki rachunkowości stosowanej w podmiocie. Jeżeli płatność została dokonana z rachunku złotowego i bank dokonał przeliczenia złotych na walutę zagraniczną, wówczas można sprawozdać kwotę, jaką bank potrącił z rachunku podmiotu w związku z realizacją płatności.
W POL-onie należy podawać jedynie koszty ściśle związane z wydaniem publikacji poniesione na rzecz wydawnictwa zewnętrznego.
Tłumaczenia artykułu w biurze tłumaczeń nie stanowią kosztów poniesionych na rzecz wydawnictwa zewnętrznego. W POL-onie należy sprawozdawać jedynie opłaty związane stricte z wydaniem publikacji poniesione na rzecz wydawnictwa zewnętrznego.
Należy wykazać jedynie koszty poniesione na rzecz wydawnictwa zewnętrznego i związane z wydaniem publikacji. Jeżeli zatem tłumaczenie wykonał podmiot inny niż wydawnictwo, wówczas wysokość opłaty za wydanie publikacji nie powinna obejmować kosztów tłumaczenia.
Tak, taką publikację należy traktować jako bezkosztową. W POL-onie należy sprawozdawać jedynie opłaty poniesione za wydanie publikacji w wydawnictwach zewnętrznych.
Jeżeli monografia została wydana we własnym wydawnictwie, wówczas należy potraktować ją jako publikację bezkosztową. Jeżeli została wydana w wydawnictwie zewnętrznym, wówczas należy wykazać opłatę za jej wydanie.
Źródłem informacji mogą być przede wszystkim faktury wystawione przez wydawców zewnętrznych za opublikowanie artykułów i monografii.
Nie jest możliwym określenie zamkniętego katalogu kosztów. Generalnie chodzi o spełnienie dwóch warunków:
Koszty powinien sprawozdawać podmiot, na który wystawiona została faktura przez wydawnictwo (w przypadku publikacji wieloautorskich, gdzie współautorzy mogą być z różnych polskich uczelni czy instytutów). Jest to najprostszy sposób uniknięcia podwójnego sprawozdawania kosztów (np. w sytuacji, gdy faktura za publikację wystawiona jest przez wydawnictwo na podmiot, w którym zatrudniony jest tzw. autor korespondencyjny, ale jednocześnie podmioty, w których zatrudnieni są współautorzy, dzielą się potem kosztami; zresztą tego typu „dzielenie się kosztami” nie spełnia warunku 1) powyżej.
W odniesieniu do źródeł finansowania opłat za publikacje obowiązuje zamknięty katalog składający się z trzech pozycji:
bez konieczności dalszego doprecyzowania tych źródeł.
Przyjęte w systemie POL-on rozwiązanie w zakresie wskazywania źródeł finansowania opłat wydawniczych z jednej strony odpowiada wymogom § 2 ust. 10 pkt 4 lit. n oraz pkt 5 lit. n rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, a z drugiej – ogranicza obciążenia sprawozdawcze nałożone na podmioty.
W ramach informacji o wysokości opłat za opublikowanie artykułu naukowego / monografii naukowej należy podać jedynie koszty poniesione przez Uczelnię na rzecz wydawnictwa zewnętrznego.
Na potrzeby sprawozdawania przez podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki opłat za opublikowanie artykułów naukowych / monografii naukowych nie został określony zamknięty katalog kosztów. Opłaty podawane przez podmioty powinny spełniać dwa warunki:
1) koszty powinny być poniesione na rzecz wydawnictwa zewnętrznego (czyli np. koszty korekty językowej/proof reading na rzecz podmiotu innego niż wydawnictwo nie powinny być uwzględniane);
2) koszty powinny być ściśle związane z wydaniem publikacji (a nie np. jej promocją).
Koszty powinny być sprawozdawane w ujęciu brutto w złotych, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami wewnętrznej polityki rachunkowości stosowanej w danym podmiocie.