W systemie PBN zastosowaliśmy kilka mechanizmów wspierających pracę w systemie. Jednym z nich jest przesyłanie publikacji z Profilu Autora w systemie PBN na konto autora w ORCID oraz z ORCID do PBN, w bardzo prosty sposób. Ta funkcjonalność jest możliwa przy pomocy powiązania kont autora PBN i ORCID.
Kliknij tutaj, aby zapoznać się z funkcjonalnościami pozwalającymi na przesyłanie swoich publikacji.
Nazwiska autorów w systemie PBN są w rzeczywistości rekordami z systemu POL-on. Aby numer ORCID, który został podłączony do konta PBN był widoczny przy takim nazwisku, konieczne jest jeszcze zidentyfikowanie właściciela konta PBN z właścicielem konta w ORCID. W związku z tym niezbędne jest połączenie wszystkich trzech elementów – konta w PBN, konta w ORCID oraz powiązanie z rekordem pracownika w POL-on.
W celu wyjaśnienia takiej sytuacji należy, za pomocą systemu Helpdesk, skontaktować się z zespołem wsparcia użytkownika opisując konkretny przypadek. Najczęstszym powodem trudności w połączeniu kont jest to, że użytkownicy mają więcej niż jedno konto w systemie PBN, a system wymusza unikatowość numeru ORCID (analogicznie, jedno konto w PBN może być powiązane wyłącznie z jednym rekordem w systemie POL-on). Zespół wsparcia użytkownika pomoże wyprostować tą sytuację, np. usuwając zbędne konto w systemie.
Specyfiką kont w ORCID jest to, że są one prywatną własnością autorów. System ORCID stawia na indywidualne zarządzanie swoim dorobkiem publikacyjnym, dlatego nie ma możliwości zalogowania się i zasilania publikacjami konta kogoś innego. Analogiczne rozwiązania zostały zastosowane w systemie PBN, czyli autor osobiście decyduje co może zostać wysłane z PBN na jego konto w ORCID i musi wyrazić zgodę na przesyłanie danych do ORCID.
Rozporządzenie o POL-on określa, że należy podać numer DOI publikacji, lub jeśli publikacja nie posiada tego identyfikatora – link do strony internetowej zawierającej pełny tekst publikacji albo adres strony internetowej zawierającej co najmniej informacje o publikacji. Informacje te są wymagane przez Rozporządzenie, dlatego nie ma od nich odstępstw, należy je podać. Zwłaszcza, że ostatni z wymienionych wymogów jest dość elastyczny, gdyż praktycznie zawsze znajdzie się katalog lub repozytorium gdzie można znaleźć informacje o publikacji.
Rozporządzenie o POL-on jasno określa, że raportując dane o publikacjach należy podać numer DOI, a w przypadku jego braku – adres strony internetowej zawierającej pełny tekst publikacji albo adres strony internetowej zawierającej informacje o publikacji. Ostatnie wymaganie jest dość elastyczne, gdyż rozporządzenie nie określa dokładnie jakie informacje mają znajdować się pod podanym linkiem. Można takich informacji szukać np. w katalogu Biblioteki Narodowej lub innym repozytorium. Publikacja, która nie zawiera DOI, ani nie posiada linku nie spełnia wymogów Rozporządzenia i nie może być brana pod uwagę w procesie ewaluacji.
Tak, w formularzu dodawania publikacji można wyszukiwać czasopisma po ISSN oraz eISSN.
Także, wyszukiwarka w ogólnodostępnym repozytorium PBN umożliwia wyszukiwanie różnych obiektów (publikacji, autorów, czasopism, konferencji, wydawców itp.) za pomocą hashtagów (#) – jednym z nich jest #issn<>. W jaki sposób ich używać i jak przeszukiwać dane w systemie PBN można przeczytać tutaj.
Takich autorów należy dodać do publikacji, wprowadzając ich imię i nazwisko. Rozporządzenie definiuje również, że jeżeli znamy ich numery ORCID, to także należy je podać.
Poza ręcznym wprowadzaniem danych o publikacjach, system PBN oferuje także inne możliwości wprowadzania publikacji, np. poprzez format BIBTEX. Jeżeli mają Państwo cytowanie takiej publikacji w tym formacie, można je wkleić i na tej podstawie system PBN będzie starał się uzupełnić maksymalną liczbę informacji w formularzu wprowadzania publikacji w PBN, w tym informacje o autorach. Staramy się aby wprowadzanie danych, a jednocześnie realizacja wymagań określonych w rozporządzeniu była dla Państwa jak najłatwiejsza, dlatego zastosowaliśmy kilka mechanizmów wspierających pracę w systemie.
Wprowadzanie informacji o dyscyplinie jest pierwszym i najważniejszym elementem Profilu Instytucji. Dyscyplina autora jest wskazywana w momencie dodawania oświadczenia. Przycisk Dodaj oświadczenie dostępny jest dla użytkowników posiadających rolę Importera Publikacji w ramach podmiotu. W momencie gdy Importer Publikacji chce zaciągnąć z ogólnego repozytorium PBN publikację i przekazać ją do ewaluacji, wybiera tę publikację z repozytorium deklaruje, że autor A złożył lub złoży oświadczenie do jego podmiotu do konkretnej dyscypliny. To jest właśnie moment wskazania konkretnej dyscypliny przy autorze. W ten sposób realizowany jest techniczny ekwiwalent oświadczenia, o którym mowa w art. 265 ust. 13 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
Nie ma obowiązku wprowadzania afiliacji wszystkich autorów, jeśli nie są one znane. W takim przypadku pole można zostawić nieuzupełnione. Zachęcamy jednak do wprowadzania pełnego opisu bibliograficznego publikacji.
Jeżeli pojawi się taka konieczność publikację można edytować. Edycji może dokonać każdy użytkownik, z wyjątkiem publikacji zweryfikowanych przez osobę z rolą Importer Publikacji (wtedy edycja jest możliwa tylko dla użytkowników z taką samą rolą). Edycja polega zarówno na modyfikacji metadanych (korekty błędów, np. w tytule, dacie publikacji, itp.), jak również na zmianach połączeń tej publikacji z innymi obiektami (np. zmiany na liście autorów, zmiana wydawnictwa w książce, itp.). Edytując publikację nie można zmienić jej typu (np. nie można zmienić artykułu na książkę, czy np. książki na książkę pod redakcją).
Obowiązek ten określa art. 265 ust. 11 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który brzmi:
„Monografie naukowe i artykuły naukowe uwzględnia się w ewaluacji, jeżeli informacje o nich są umieszczone w bazie danych dostępnej za pośrednictwem elektronicznego identyfikatora naukowca zgodnego z międzynarodowymi standardami określonego na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 353 pkt 1. Informacje wprowadzają do bazy danych osoby prowadzące działalność naukową.”
Ministerstwo Edukacji i Nauki zdecydowało jednak o uniezależnieniu ewaluacji jakości działalności naukowej 2022 r. od faktu zaraportowania publikacji do ORCID.
System ORCID stawia na indywidualne zarządzanie swoim kontem. Dlatego nie ma możliwości logowania się i zarządzania kontami innych osób. Analogiczne rozwiązanie zostało zaimplementowane w systemie PBN.
W tym przypadku obowiązuje dwojaki stan prawny. Mamy dwa wykazy – dla publikacji z lat 2017-2018 obowiązuje wykaz z roku 2017, dla lat 2019-2020 wykaz z lipca 2019 roku. W systemie PBN wykazy te są ujednolicone, co oznacza, że nie ma konieczności wybierania z dwóch list czasopism w trakcie wprowadzania publikacji. Czasopisma są mapowane, punkty będą przyznawane na podstawie roku publikacji.